Hilfe & Support

Wir freuen uns darauf Ihnen mit Rat und Tat beiseite zu stehen.

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In unseren Videos erhalten Sie in wenigen Minuten einenÜberblick über alle jimssquare Features und Module.

detaillierte Beschreibungen

Auf unseren Hilfeseiten finden Sie ausführliche Anleitungen, Hintergrundinformationen sowie Tipps & Tricks zu allen jimssquare Funktionen.

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Oder nehmen Sie mit uns via Email oder Telefon (+43 1 3191775) Kontakt auf. Wir melden uns umgehend bei Ihnen!

jimssquare ist ein einfaches Tool zur Zeiterfassung. Benutzen Sie jimssquare schnell und flexibel: Lernen Sie auf den folgenden Seiten die grundlegenden Konzepte kennen.

 

Gratis Registrierung

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Klicken Sie oben rechts auf “Gratis Registrierung”
Geben Sie Ihre Emailadresse und ein Passwort Ihrer Wahl ein
Die Registrierung ist abgeschlossen und Sie können sofort loslegen
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Zeiterfassung: Formate

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Sehen Sie sich das Video an oder folgenden Sie den Erklärungen auf unseren Supportseiten
jimssquare unterstützt eine Vielzahl an Formaten zur schnellen Zeiteingabe
Um die häufigsten Anwendungsfälle abzudecken, können Sie auch “HEUTE” bzw. “GESTERN” eingeben
“HEUTE” und “JETZT” sind die Voreinstellungen. Geben Sie nur noch eine Tätigkeit ein und klicken Sie auf Stamp. […]

Zeiterfassung: Intervall

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Der Datumsfilter bietet die zusätzliche Option einen Intervall manuell zu setzen. Selektieren Sie einfach das zusätzliche Tab neben den Optionen Tag / Woche / Monat
Sie können aber auch einen Intervall manuell eingeben
Tipp: Tun Sie das Gleiche zur gleichen Zeit? Dann geben Sie sowohl beim Datum als auch bei der Zeit […]

Zeiterfassung: Tätigkeit und Arbeitstag beenden

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Sie stempeln nur tatsächliche Tätigkeiten mit Etiketten*
Geben Sie Tag, Uhrzeit und Tätigkeit um die Zeiterfassung zu starten
Wenn Sie mit der Tätigkeit fertig sind, geben Sie einfach nur noch Tag und Uhrzeit ein
Machen Sie anschliessend gleich mit einer neuen Tätigkeit weiter, geben Sie wie zu Beginn Tag, Uhrzeit und Tätigkeit ein. […]

Zeiterfassung: Zeitstempeln / Etiketten

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Mit den sogenannten Etiketten bzw. Zeitstempeln erfassen Sie Ihre Zeit
Ein Etikett bei einem Zeitstempel bedeutet Arbeitszeit
Mithilfe von Etiketten entscheiden Sie selbst, wie Sie Ihre Aufgaben strukturieren
Eine Zeitdauer oder Zeitintervall muß ein Etikett haben, vergeben Sie also einen Namen für die Tätigkeit
Das optionale Kommentarfeld steht zur weiteren Verfeinerung zur Verfügung
Bestätigen Sie […]

Zeiterfassung: Die Elemente der Zeiterfassung

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Legen Sie fest für welchen Tag bzw. Zeitraum sowie
für welche Zeit bzw. Dauer die Aufzeichnung bestimmt ist
Geben Sie an, welche Art von Tätigkeit durchgeführt wurde
Die Zuordnung zu einem Projekt bzw. Kunden erfolgt automatisch da Etiketten einem Projekt hierarchisch untergeordnet sind*
Nützen Sie das Kommentarfeld für persönliche Anmerkungen oder weitere Verfeinerungen.

* Die […]

Live-Ansicht

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In der Live-Ansicht auf der linken Seite sehen Sie ein Zusammenfassung für den gewünschten Zeitraum.
Benutzen Sie den Team-Corner, sehen Sie die Etiketten in den unterschiedlich definierten Farben
Benutzen Sie zudem den HR-Corner? Lesen Sie mehr dazu unter “Überstunden und Urlaubsinformation für Mitarbeiter”

Etiketten: Durch Namen strukturieren

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Erfassen Sie Ihre Zeiten und geben Sie einen gewünschten Etikettnamen ein, der Ihre Aufgabe beschreibt
Geben Sie einfach einen neuen Etikettnamen ein, um ein Etikett zu erstellen
Sie können dabei Ihre Etiketten durch den Namen strukturieren

Etiketten: Zeit auswerten

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Sehen Sie sich das Video oder folgen Sie den Erklärungen
Unter “Meine Zeiten” können Sie Ihre Zeiten nach Etiketten auswerten. So sehen Sie wohin Ihre Zeiten geflossen sind
Mittels einfachen Klick können Sie Etiketten aus- und einblenden, für den Fall, dass Sie sich nur bestimmte Etiketten (für Tätigkeiten, Kunden oder Projekte) ansehen wollen
Sie […]

Etiketten: Neu strukturieren

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In “Meine Einstellungen” können Sie jederzeit Etiketten umbenennen und zusammenführen und somit die Struktur Ihrer Etiketten ändern
Klicken Sie einfach auf das Etikett um es zu editieren oder mit einem Etikett zusammenzuführen
Dazu geben Sie den selben Namen ein wie das Etikett, mit dem Sie es zusammenführen wollen
Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage

In den […]

Team-Corner: Get Started

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So starten Sie in den Team-Corner
Sie haben bereits den Cost-Corner?
Aktivieren Sie unter “Mein Account” den Team-Corner in dem Sie den Regler zur gewünschten Mitarbeiteranzahl schieben
Sie nutzen zur Zeit die kostenlose Basisversion?
Aktivieren Sie unter “Zusatzmodule kaufen” den Team-Corner in dem Sie den Regler zur gewünschten Mitarbeiteranzahl schieben
Sie sind neu bei jimssquare?
Erwerben […]

Team-Corner: Rollen

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Mitarbeiter können Zeit auf Projekte buchen denen sie zugewiesen sind
Projektmanager können Projekte erfassen, strukturieren und steuern
Gehen Sie mit der Admin Rolle vorsichtig um. Administrator können Rollen setzen, Mitarbeiter verwalten, Projekte erfassen und haben überall Einsicht.
Alle Rechte hat auch ein Eigentümer einer Organisation
Zusätzlich können Sie Personen erlauben “Veränderungen der Zeiterfassung” einzusehen. […]

Veränderung der Zeiterfassung

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jimssquare verfügt über ein sogenanntes Bossy-Feature, welches Ihnen erlaubt, einzusehen, ob Mitarbeiter Zeiteinträge im nachhinein verändert haben.
Vergeben Sie dazu unter “Meine Mitarbeiter” die Berechtigung “darf Veränderungen der Zeiterfassung sehen”
Unter “Unsere Zeiten” in der Diagramm-Sicht sehen Sie dann wie die Zeiteinträge getätigt wurden.*
Uhr-Symbol und gelbe Farbe bedeutet: der User hat die […]

Projekte erfassen

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Unter “Projekte erfassen” geben Sie einen neuen Projektnamen an, um das Projekt zu erstellen
Oder Sie geben einen vorhandenen Projektnamen an, um das Projekt zu editieren
Klicken Sie auf “Erstellen/Editieren”
Vergeben Sie einen Namen, eine optionale Beschreibung, ein Kürzel (Präfix) und eine Farbe für Ihr Projekt
Das Kürzel findet sich in Ihren Etiketten wieder […]

Projekte: Übersichtlichkeit bzw. Deaktivierung

Standardmäßig werden nur aktive Projekte angezeigt.
Sie können ein Projekt deaktivieren, in dem Sie das Projekt wie zuvor beschrieben aufrufen und mittels Checkbox „inaktiv“ setzen
Das Projekt wird nun nicht bei „Projekte erfassen” angezeigt, nur noch aktive werden angezeigt
Über die Auswahlmöglichkeit „Alle Projekte | Aktive | Inaktive“ gelangen Sie dennoch zu den […]

Projekte: inaktive Projekte wiederherstellen / reaktivieren

Wechseln Sie in „Projekt erfassen“ auf „Alle Projekte“ oder „Inaktive“
Rufen Sie das das gewünschte Projekt auf
Entfernen Sie das inaktiv Häckchen wieder
Ein Projekt darf nur von Projektmanagern und Personen mit Admin Rechten wieder auf aktiv gesetzt werden.

Projekt: Projekt löschen

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Projekte können nur gelöscht werden, wenn keine Zeiteinträge darauf gebucht sind. Das dient zur Sicherheit Ihrer getätigten Zeiteinträge
Müssen Sie ein Projekt dennoch löschen, müssen alle zugehörigen Etiketten mit Zeiteinträgen entweder gelöscht oder einem anderen Projektetikett umgewidmet werden
Danach kann das Projekt unter „Projekt erfassen“ aufgerufen und gelöscht werden

Vorsicht! Dieser Vorgang kann […]

Projekte: klonen bzw. kopieren

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Sie möchten Projekte klonen? Mitarbeiter samt Stundensätzen sowie Projektmanager, Etiketten und Budget übernehmen?
Dann geben Sie unter „Projekt erfassen“ den Namen des Projekts ein, dass Sie klonen möchten und klicken auf „Kopie erstellen“.
Alle Einstellungen – außer die gebuchten Zeiten – werden übernommen
Sie können nun das geklonte Projekt adaptieren und Namen, Prefix, […]

Etiketten für Projekte definieren

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Legen Sie Etiketten für Ihre Projekte an
Wir haben uns bei der Entwicklung an das logische Konzept für Nomenklaturen gehalten
Das Projektkürzel wird automatisch in Ihr Etikett geschrieben, damit die gewünschte Struktur gewährleistet ist

 

Etiketten ohne Projekte, einem Projekt zuweisen

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Sie haben bis jetzt den kostenlosen Time-Corner genutzt bzw. Etiketten definiert, die keinem Projekt zugeordnet sind und möchten dies nun zusammenführen?
Erstellen Sie in gewohnter Weise ein Projekt, vergeben Sie Etiketten und ordnen Mitarbeiter zu
Buchen Sie nun zumindest ein Mal Zeit auf das Zieletikett mit dem Sie das „alte“ zusammenführen möchten
Führen […]

Projekt- und Etikettzeiten auswerten

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Unter “Unsere Zeiten” können Sie die Zeiten Ihres Unternehmens auswerten und nach Projekt, Etikett, Zeit und Mitarbeiter filtern
Rufen Sie dazu das gewünschte Projekt auf. Bei Bedarf fügen Sie weitere bzw. Gleich alle Projekte hinzu.
Mittels einfachen Klick können Sie Etiketten und / oder Mitarbeiter aus- und einblenden
Sie können gewisse Zeiträume definieren. […]

Kunden erfassen

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Sehen Sie sich unser Video genauer an oder folgenden Sie den Erklärungen auf unseren Supportseiten.
Erfassen Sie Ihre Kunden als Projekte
Unter “Projekte erfassen” geben Sie einen neuen Kundennamen an, um das Projekt zu erstellen.
Oder Sie geben einen vorhandenen Kundennamen an, um zu editieren
Klicken Sie auf “Erstellen/Editieren”
Vergeben Sie den Kundennamen als Projektnamen, […]

Etiketten für Kunden definieren

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Legen Sie Kunden für Ihre Projekte und Etiketten an
Wir haben uns bei der Entwicklung an das logische Konzept für Nomenklaturen gehalten
Das Kürzel (Präfix) wird automatisch in Ihr Etikett geschrieben, damit die gewünschte Struktur gewährleistet ist

Reports

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Sehen Sie sich unser Video an oder folgenden Sie den Erklärungen auf unseren Supportseiten.
Alle erfassten Zeiteinträge können bequem und übersichtlich ausgewertet werden.
Unter “Unsere Zeiten” rufen Sie ein Projekt bzw Kunden auf in dem Sie einfach aus der Drop-Down Liste auswählen.
Die Auswahl verkleinert sich, sobald Sie die ersten Buchstaben eingeben
Filtern Sie […]

Reports nach Projekt

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Wählen Sie unter “Unsere Zeiten”* ein oder mehrere Projekte aus der Drop-Down Liste
Standardmäßig werden alle Mitarbeiter und Etiketten zu diesem Projekt berücksichtigt
Sie sehen nun an welche Mitarbeiter, welche Tätigkeiten (Etikett) durchgeführt haben
Wechseln Sie zum “Etiketten anzeigen” Modus und Sie sehen die Zeitaufwände auf Etiketten / Tätigkeiten heruntergebrochen

 

Weiters können Sie den […]

Reports nach Teammitgliedern

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Wählen Sie unter “Unsere Zeiten”* “Alle hinzufügen”
Standardmäßig werden alle Projekte, Etiketten und Mitarbeiter berücksichtigt
Filtern Sie nach dem gewünschten Mitarbeiter in dem Sie ihn mit einem Klick darauf aktivieren
Der Eintrag ist nun grau hinterlegt und mit einem Häckchen gekennzeichnet
Die Auswahl kann auf mehrere Mitarbeiter ausgedehnt werden
Sie sehen nun an welchen Projekten […]

Reports nach Etikett

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Wählen Sie unter “Unsere Zeiten”* “Alle hinzufügen”
Standardmäßig werden alle Projekte, Etiketten und Mitarbeiter berücksichtigt
Filtern Sie nach dem gewünschten Etikett in dem Sie es mit einem Klick darauf aktivieren
Die Etikettfarbe ist nun stärker
Die Auswahl kann auf mehrere Etiketten ausgedehnt werden
Sehen Sie nun welche Mitarbeiter an welchen Tätigkeiten gearbeitet haben

 

Weiters können Sie […]

Cost-Corner: Intro

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Sehen Sie sich unser Video an oder folgenden Sie den Erklärungen auf unseren Supportseiten.
Ordnen Sie Projekte / Mitarbeiter / Etiketten einem Budget zu und Sie sehen in Form einen Ampelsystems den finanziellen Status
Sie können die Granularität von Budgets selbst bestimmen
Die Entwicklung aller Aufgaben wird auf einer Zeitachse visualisiert
Erhalten Sie Analysen […]

Cost-Corner: Get Started

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So starten Sie in den Cost-Corner
Sie haben den Team-Corner bereits?
Aktivieren Sie unter “Mein Account” den Cost-Corner und schieben Sie den Regler zur gewünschten Mitarbeiteranzahl
Sie sind neu bei jimssquare und möchten gleich mit beiden Modulen durchstarten?
Erwerben Sie den Cost-Corner zusammen mit dem Team-Corner auf https://time.jimssquare.com/itstime/buy in dem Sie die Teamgröße durch den Regler festlegen […]

Budget festlegen

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Unter “Projekte erfassen” sehen Sie nun weitere Tabs für Budgets und Stundensätze
Sie können ein Gesamtbudget für das Projekt, Stundensätze pro Mitarbeiter und / oder pro Etikett festlegen
Bottom-up werden die Werte berücksichtigt. Das heißt, haben Sie kein Budget für Etiketten definiert, werden die Stundensätze der Mitarbeiter herangezogen. Sind diese Werte auch […]

Dashboard

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Unter “Zeit steuern” können Sie nun den Projektverlauf beobachten.
Eine grobe aber wertvolle Übersicht liefert Ihnen das Dashboard
Rufen Sie dazu die gewünschten Projekte auf in dem Sie den Projektnamen eingeben und mit dem Pfeil hinzufügen
Auf einen Blick sehen Sie wie viel Budget schon verbraucht bzw. offen ist
Natürlich können Sie auch mit […]

Ampelsystem

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In Form eines Ampelsystems sehen Sie nun wie es um Ihre Projekte steht
Grün = bis zu 80 % des Budgets wurden bereits verbraucht
Gelb = 80 – 100 % Budget wurden verbraucht
Rot = Das Budget ist überschritten
Nur wenn ein Budget hinterlegt ist, kann der Cost-Corner – also das Projektcontrolling – zum […]

Detaillierte Analysen zu definierten Etiketten

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Für die detaillierte Ansicht klicken Sie auf ein Projekt um es zu markieren
Es ist nun grau hinterlegt und die Details zum Projekt werden am Ende der Seite angezeigt
Sie sehen eine Aufteilung des Budgets nach Etikett. Hier werden nur verrechenbare Etiketten angezeigt bzw. berechnet.
Verrechenbare Etiketten weisen entweder einen Wert > 0.00 […]

Zeitziele überblicken

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Analysieren Sie die Entwicklung aller Aufgabe auf der Zeitachse, im Vergleich zum veranschlagten Budget
So behalten Sie jederzeit den Überblick ob Ihre definierten Zeitziele erreicht werden können
Weiters sehen Sie eine Zeitachse die Ihnen den Budgetverbrauch im Projektverlauf anzeigt
Tipp: Durch Mouseover können Sie das Budget zu einem bestimmten Stichtag eruieren

 

Fertigstellung kontrollieren und hochrechnen

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Der Fertigstellungsgrad ermöglicht Ihnen Hochrechnungen vorzunehmen
Wenn Sie Ihren Aufgaben finanzielle Daten zugeordnet haben, können Sie den jeweiligen geschätzten Fertigstellungsgrad abrufen. So erhalten Sie eine Hochrechnung, ob Ihre Aufgaben positiv abgeschlossen werden können

Navigation

Mitarbeiter mit der HR-Rolle, sowie Eigentümer einer Organisation sehen nun vier weitere Menüpunkte

“internes” Projekt erstellen

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Erstellen Sie unter “Projekte erfassen” ein internes Projekt und kennzeichnen Sie es als “internes Projekt”. Siehe “Projekte erfassen”
Das Projekt muss durch die Checkbox als “internes Projekt” gekennzeichnet sein um es für “Unsere Verträge” verwenden zu können. Sie können also weitere interne Projekte anlegen. Achten Sie darauf dass es als solches […]

Verträge erstellen und editieren

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Unter “Unsere Verträge” legen Sie einmalig die unterschiedlichen Vertragsarten für Ihre Organisation an

Verträge erstellen und editieren – Sonderansprüche

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In den nächsten 3 Abschnitten unterteilen Sie Abwesenheitszeiten in Sonderansprüche, Urlaube und nicht verrechenbare Etiketten

Erweiterte Mitarbeiterverwaltung

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Unter “Unsere Mitarbeiter” können Sie nun Mitarbeitern den jeweiligen Vertrag zuweisen
Wählen Sie dazu einen Mitarbeiter aus dem Drop-Down Menü aus
Im Drop-Down Menü erscheinen nur Mitarbeiter die Ihrer Organisation angehören. Siehe Slide “Team-Corner: Mitarbeiter hinzufügen und verwalten”. Es werden nur aktive Mitarbeiter angezeigt, die auch in “Meine Mitarbeiter” “aktiv” sind.
Im ersten […]

Mitarbeiter Verträgen zuweisen und individuell anpassen

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Im nächsten Bereich weisen Sie nun eine der Vertragsarten zu
Legen Sie das Eintrittsdatum fest
Zur Endabrechnung von geleisteten Stunden und Resturlaub setzen Sie hier das Austrittsdatum ein.
Haben Ihre Mitarbeiter bereits Überstunden bzw. Resturlaub tragen Sie den letztgültigen Saldo und Datum fest.
Tragen Sie nur Werte ein, wenn noch kein Saldo in jimssquare […]

Nicht-Arbeitszeiten individuell definieren

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Blenden Sie nun für jeden Mitarbeiter Etiketten ein, für die dieser anspruchsberechtigt ist
Der Mitarbeiter erhält nur die für ihn aktivierten Etiketten zur Auswahl
Hier erscheinen nur Etiketten, die im internen Projekt erstellt worden sind. Der Mitarbeiter muss dem internen Projekt auch zugeordnet sein

Erstellen Sie ein neues Etikett im internen Projekt ist […]

Stundenberechnung und Saldierung

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Unter “Unsere Arbeitszeiten” können Sie für jeden Mitarbeiter die monatliche Saldierung vornehmen und angefallene Stunden für gewünschte Zeiträume einsehen
Wählen Sie dazu einen Mitarbeiter aus dem Drop-Down Menü aus
In den ersten zwei Bereichen werden die zuvor festgelegten Daten widergespiegelt
Im Bereich “Überstunden Saldo” können Sie die monatliche Saldierung vornehmen
Rechts sehen Sie den […]

Zeiteinträge

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Sie möchten eine detaillierte Übersicht der Plus- und Minusstunden für einen gewünschten Zeitraum?
Wählen Sie dazu eine Woche, ein Monat oder ein Intervall auf die gewohnte Weise, siehe Kapitel “Zeit erfassen”
Die erste Zeile beinhaltet eine Zusammenfassung

 

 

Darunter sehen Sie die Zeiteinträge für jeden Tag für den gewünschten Zeitraum
Sie können diese Daten zur […]

Urlaubsberechnung und Saldierung

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Wie im Menü zuvor, können Sie unter “Unsere Jahresurlaube” für jeden Mitarbeiter die monatliche Saldierung vornehmen und Urlaube für gewünschte Zeiträume einsehen
Wählen Sie dazu einen Mitarbeiter aus dem Drop-Down Menü aus
In den ersten zwei Bereichen werden die zuvor festgelegten Daten widergespiegelt
Im Bereich “Urlaubs-Saldo” können Sie die monatliche Saldierung vornehmen
Rechts sehen […]

Urlaubseinträge

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Sie möchten eine detaillierte Übersicht der Urlaube für einen gewünschten Zeitraum?
Wählen Sie dazu eine Woche, ein Monat oder ein Intervall auf die gewohnte Weise, siehe Kapitel “Zeit erfassen”
Die erste Zeile beinhaltet eine Zusammenfassung
Darunter sehen Sie die nur Tage mit Urlaubseinträgen innerhalb des gewünschten Zeitraums
Sie können diese Daten zur weiteren Verarbeitung […]

Salden für alle Mitarbeiter bilden

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Wird Ihnen die Saldierung pro Mitarbeiter zu aufwendig?
Sie können unter „unsere Zeitabrechnung“ in einem Schritt den Überstunden- und Urlaubssaldo für alle Mitarbeiter bilden
Angezeigt werden nur Mitarbeiter die auch unter „Meine Mitarbeiter“ als aktiv gekennzeichnet sind
Standardmäßig sind alle Mitarbeiter ausgewählt die nun angezeigt werden. Wählen Sie nur diejenigen aus, für die […]

Manipulation / Veränderung vergangener Zeiteinträge

Da ein Saldo eine Momentaufnahme darstellt, sollen Zeiten vor einem Stichtag nicht mehr verändert werden. Dies würde die Berechnungen verändern, aber nicht den gebildeten Saldo, der die Grundlage für weitere Berechnungen darstellt.
Möchte der Mitarbeiter Zeiten korrigieren, die vor einem erstellten Saldo liegen, überprüft jimssquare das Datum und der Mitarbeiter erhält […]

Überstunden und Urlaubsinformation für Mitarbeiter

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In der “Live-Ansicht” auf der rechten Seite unter “Zeit erfassen, sieht jeder Mitarbeiter in einem Überblick die geleisteten Stunden pro Etikett für den gewählten Zeitraum.
Mit dem HR-Corner wird darüber hinaus der Überstundensaldo pro Tag / Woche / Monat angezeigt
Zudem sieht jeder Mitarbeiter den Überstunden- und Urlaubssaldo mit letzten Stichtag.

 

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